Ақпарат шешім қабылдаудың орталығында. Шешім қабылдаушылар жұмыс істеп жатқан деректерді өзгерту арқылы ұйым басқа нәтижеге қол жеткізеді. Сондықтан ең толық және өзекті ақпаратты алу барлық әрекеттердің тиімділігінің кілті болып табылады. Бірақ қажетті және маңызды ақпаратты қалай дәл сүзуге болады, онсыз қабылданған шаралар тиімсіз бағытқа әкелуі мүмкін? Жауап тиімді, деректерді өңдеу, сақтау және алмасу механизмдерін оңтайландыратын алгоритмдерге сәйкес орындалады. деректерді басқаруда ол жасырын.
Деректерді барынша пайдалануды не болдырмайды?
Ұйымдық иерархияның барлық деңгейлерінде деректерді сақтау
Теріс ақпаратты жасыру үрдісі жиі кездеседі. Басшылық мұны бағыныштылар мен қарапайым жұмысшыларды жұмысынан айырылып қалудан қорқып, дүрбелеңді болдырмау үшін жасайды. Нәтижесінде компания немесе ұйым қызметіндегі қолайсыз тарап ұзақ уақыт бойы жасырын қалуы мүмкін.
Деректердің ластануы
Айналым процесінде деректер сенімсіз ақпаратпен өседі және одан құтылу неғұрлым қиын болса, соғұрлым ол негізгі арналардан қашып құтылады. Мысалы, қызметкерлердің бірі есепте қате жіберіп, қате сандарды берді. Егер бұл уақытында байқалмаса, оларды сенімді деп санайтын көптеген басқа инстанциялар қайталайды.
Ақпарат алмасудың кешігуі
Егер деректер әртүрлі орындарда сақталса және оның бірде-бір жазбасы болмаса, оны қажетті уақытта алу қиын болуы мүмкін.
- Цифрлық жүйеге дейінгі дәуірде бұл ұйымның әрбір бөліміндегі өнімділік деректері көптеген қалталарда, жұмыс үстелінде және қоймаларда сақталатын жағдайға сәйкес келді. Оларды қажетті уақытта табу әрқашан мүмкін болмады.
- Қазіргі цифрлық әлемде бұл ақпаратты жиналған жерге қарай таратудың ашық және мөлдір жүйесі жоқ дегенді білдіреді. Бұл жағдайда қызметкер бұл ақпараттың бір жерде сақталғанын нақты біледі, бірақ көптеген қалталардың қайсысында нақты айта алмайды.
Деректерді тиімді басқару нені қамтиды?
Қателерді дер кезінде анықтау, «қоқыс» деректерді сүзгілеу және оларды сипаттайтын адамның пайдасына ғана емес, объективті деректерді алу үшін ақпаратпен жұмыс істеу механизмдері қандай болуы керек?
Деректерді басқару бақылау парағына сәйкес барлық ақпарат алмасу процестерінің орындалуын анықтауға ұқсас. Бұл процестің тіректері келесідей:
- Мәліметтерді қабылдау мен жіберуді бақылау. Бірінші жағдайда ақпараттың барлық қажетті бөлімдерден немесе негізгі тұлғалардан толық көлемде алынғанына көз жеткізу қажет. Екінші – алынған ақпаратқа кімнің қол жеткізуге құқығы бар қатаң сүзгілерді жасау. Бұл экономикалық қауіпсіздік мәселелерімен қатар мекеме гигиенасы үшін де маңызды. Қажетсіз ақпаратты шамадан тыс жүктеу еңбек өнімділігін арттыруға ықпал етіп қана қоймайды, сонымен қатар оны бәсеңдетеді.
- Мәліметтерді жүйелеу. Ұйымда қажетті ақпаратты табуды жеңілдететін деректерді сақтау картасы жасалуы керек.
- Сақтау әдісі. Сақтау әдісін таңдау осы ақпаратқа үздіксіз қол жеткізуді қажет ететін адамдардың санына байланысты. Егер ол бір адам болса, оны сейфте немесе қатты дискіде сақтауға болады. Дегенмен, белгілі бір ақпарат қызметкерлердің кең ауқымына үнемі қажет болса, сол ақпаратқа қол жеткізуге кететін уақытты азайту үшін оны бұлттық қоймаға орналастыру керек.
Ұйымда деректерді алу, алмасу және сақтау алгоритмдері неғұрлым анық болса, маңызды ақпаратты жоғалту немесе ағып кету мәселесі соғұрлым аз болады. Бұл екеуі де компанияның тиімді жұмыс істеуіне кедергі келтіреді. Деректерді тиімді басқару міндетін жеңе отырып, компания шамадан тыс немесе білімнің жетіспеушілігінен бұрмаланбайтын объективті шындықта өзін айтарлықтай бекітеді.
Бірінші болып пікір айтыңыз