Хаттама – оқиғаларды ресми түрде жазуға мүмкіндік беретін құжаттар. Хаттамалар оқиғаны болған күйінде құжаттау, қажет болған жағдайда оған сілтеме жасау, ресми және дұрыс ақпарат алмасу және құқықтық қорғау үшін пайдаланылады. Оқиға туралы ресми хабарлама хаттама арқылы беріледі.

Минут дегеніміз не?

Хаттамаларды жүргізу - бұл оқиғаның, жиналыстың, транзакция процесінің немесе әңгіменің мазмұнын дәл сол күйінде ресми түрде жазу процесі. Сот процестерінде қорғауды қамтамасыз ету, оқиғаны ресми түрде құжаттау, сот процестерінде ресми құжат ретінде сілтеме жасау және жағдайды нақты жеткізу үшін хаттамалар жүргізіледі.

Ресми мекемелер дайындаған хаттамаларға полиция, нотариус, сот, компаниялар, мемлекеттік мекемелер немесе ресми мекемелер қол қоя алады.

Минуттарды қалай сақтау керек?

Хаттамалар ресми құжат болғандықтан, оларды дайындау кезінде сақталуы тиіс белгілі бір ережелер бар. Хаттама жүргізу процедураларында жазылатын оқиғаның сипаты мен орнына қатысты өзгерістер мен әртүрлі мәліметтер болуы мүмкін. Минуттарды қалай жүргізуге мысал ретінде келесі шарттарды қолдануға болады:

Хаттаманың мазмұнын бастамас бұрын ережеге сәйкес тақырыпты жазу керек. Баяндаманың тақырыбы болып табылатын оқиға үшін ерекше жағдай болмаса, тақырып беттің ортасында және бас әріптермен «МИНУТТАР» деп жазылуы керек.
Баяндамада сипатталған оқиғаның сипаты көрсетілгеннен кейін оқиға туралы толық ақпарат берілуі керек. Оқиға туралы егжей-тегжейлі ақпараттан басқа, оқиға туралы ақпараттың қалай алынғаны да есепте көрсетілуі керек.
Оқиғаның қай жерде болғаны, күні мен уақыты, сондай-ақ оқиғаның не болғаны сияқты ақпараттар да анық көрсетілуі керек.
Есепте көрсетілген оқиғаға қатысты дәлел ретінде қарастыруға болатын дәлелдер болса, олар да есепке қосылуы керек. Дәлелдемелер қалай алынғаны туралы мәліметтер де есепте көрсетілуі керек.
Егер хаттамалар бір беттен артық болса, беттердің артқы жағы бос қалдырылып, жаңа беттер нөмірленуі керек.
Мәліметтері хаттамаға енгізілген адамдардың дымқыл қолдары да қажет. Қол қойылмаған хаттамалар жарамсыз болып табылады.

Хаттамаларды дайындау кезінде ескеру керек нәрселер

Хаттамалар ресми құжат болғандықтан, хаттамаларды дайындау кезінде белгілі бір үлгілер мен ережелерді сақтау қажет. Хаттамаларды дайындаудың маңызды сәттері мыналар:

Ол А4 немесе А5 қағаздарында дайындалуы керек.
Хаттаманың тақырыбы беттің ортасына бас әріппен жазылуы керек.
Оқиғаның күні мен уақыты, оқиғаның қалай болғаны және оқиғаның қалай анықталғаны туралы мәліметтер егжей-тегжейлі қамтылуы керек.
Оқиғаға қатысты дәлелдемелерді де есепке қосу керек.
Хаттамада аты аталған адамдардың жеке басын куәландыратын мәліметтер де қамтылуы тиіс.
Хаттаманың соңында хаттаманың жүргізілген күні мен уақыты, сондай-ақ көрсетілген тұлғалардың қолдары аяқталуы анық болуы үшін енгізілуі керек.

Минуттардың пайдасы қандай?

Оқиға туралы хабарлау қажет болған жағдайда хаттамалар ресми құжат болғандықтан жүргізіледі. Хаттама орын алған оқиғаларды құқықтық және құқықтық қорғау қызметін атқарады, кәсіпорынның басқарушылық жағдайлары мен жұмыс беруші-жұмыс берушінің қарым-қатынасына анықтамалық береді. Хаттамалар ресми құжат ретінде ұсынылуы және оқиғаға пайдалы болуы үшін олар нақты ақпаратпен және мұқият дайындалуы керек. Хаттамалар әртүрлі оқиғалар мен мақсаттар үшін ресми құжат ретінде пайдаланылуы мүмкін. Біз минуттарды сақтаудың артықшылықтарын төмендегідей санауға болады:

Олар сот, нотариус, ресми кеңселер немесе мемлекеттік мекемелер жүргізетін хаттамаларды сот процестерінде дәлел ретінде пайдалану арқылы құқықтық қорғауды қамтамасыз етеді.
Санкциялар немесе қылмыстық іс қозғау талап етілетін жағдайларда хаттама оқиғаның барысы туралы ресми құжат ретінде сотқа ұсынылады.
Кәсіпкерлік мекемелерде жиналыстар мен талқылаулардың мазмұнын егжей-тегжейлі сақтау үшін хаттамалар жүргізілуі мүмкін. Бұл хаттамалар болашақ шешімдерде қолданылуы мүмкін.
Жұмыс орнында жүргізілетін хаттамалар жұмыс беруші мен қызметкерді жұмыс орнындағы оқиғаларға қатысты құқықтық процестерде қорғау үшін сақталуы мүмкін.

Жағдайларына қарай минуттарды қалай сақтау керек?

Оқиғаны жазуды қажет ететін жағдайларда, әртүрлі жерлерде болса да, хаттамалар сақталуы мүмкін. Хаттамалар іскерлік өмірге, білім мен денсаулық жағдайына, сот немесе қылмыстық істерге қатысты сақталуы мүмкін. Ауруханада тексерулер мен емдеу кезінде проблемалық жағдайлар туындаған жағдайда денсаулық жағдайы туралы есеп, білім беру өміріндегі тәртіп сияқты жазалар туралы есеп, әскери аймақтардағы кез келген мәселе немесе жұмыс орнындағы жазатайым оқиға туралы есеп жүргізілуі мүмкін.

Жол-көлік оқиғасы туралы есепті қалай жүргізу керек?

Материалдық зиян келтірген жол-көлік оқиғасы туралы хаттама келесі ережелерге сәйкес жасалуы мүмкін:

Хаттаманы екі данада жазатайым оқиғаға қатысқан адамдар ғана толтыруы тиіс. Жазатайым оқиғаға тап болсаңыз, лицензияңыз болмаса да міндетті түрде хаттама толтыру керек.
Хаттамаға толтырылған бланкі көшірме болса да, хаттамада тараптардың дымқыл қолдары болуы керек.
Нысандағы ақпарат толық емес толтырылып, апаттың себебі анық көрсетілуі керек.
Компания мен полисті анықтау мүмкін болмаса, есеп жарамсыз болатындықтан, тараптардың сақтандыру компаниялары мен жол қозғалысы полисінің нөмірлері толық және дәл көрсетілуі керек.
Есеп сақтандыру компаниясына бес жұмыс күні ішінде ұсынылуы керек.

Әскери есептерді қалай сақтауға болады?

Әскери салаларда хаттамалар әдетте бекітілген үлгіге ие. Мысалы, егер есеп тәртіптік оқиғаға қатысты болса, есеп бетінің жоғарғы ортаңғы бөлігінде «ТӘРТІПСІЗ АНЫҚТАУ ЕСЕП» деп тақырып жазылады. Оқиғаның күнін, нақты уақытын және нақты орнын көрсеткеннен кейін оқиға туралы ақпарат және оқиғада көрсетілген есімдер хаттамаға енгізіледі. Соңында хаттама жүргізілген күн көрсетілгеннен кейін хаттамада көрсетілген тұлғалардың және хаттаманы жүргізетін адамның дымқыл қолдары қойылып хаттама аяқталады.

Студенттердің есептерін қалай сақтауға болады?

Басқа хаттамалардағыдай есеп тақырыбы бас әріппен жазылғаннан кейін оқиға күні, уақыты, оқиға туралы мәліметтер және оқиғада көрсетілген атаулар енгізіледі. Соңына хаттаманың күні қосылғаннан кейін хаттама студенттің, оқытушының, директордың көмекшісінің және директордың дымқыл қолдарымен бекітіледі.